Nastavení typů projektů v eKaizenu

Co jsou typy projektů?

Typy projektů určují, jak jsou v eKaizenu strukturovány a řízeny zlepšovací projekty.

Vztahují se k nim:

• Dostupná pole v projektových kartách a formulářích pro podání návrhů.
• Workflow a výchozí seznam úkolů, což zajišťuje správné kroky a schvalování pro různé typy zlepšovacích aktivit (např. A3 projekty, drobná zlepšení).
• Formuláře pro podání návrhů (pro zaměstnance - různý pro různé typy aktivit)
• Správné nastavení typů projektů umožňuje hladké podávání, vyhodnocování a realizaci nápadů.
  
  Jaké typy projektů lze v eKaizenu nastavit?
  
  Typy projektů vám umožňují zachytit a řídit různé oblasti zlepšování. Patří sem například:
  
  - Projekty zaměřené na zapojení zaměstnanců – např. kampaně na sběr nápadů, malé kaizeny, týmové zlepšováky
  - Procesní zlepšení – např. zkrácení doby seřizování, odstranění úzkých míst, zefektivnění toku práce
  - A3 projekty, projekty kvality – např. error-proofing, snižování zmetkovitosti, standardizace postupů
  - Skoronehody
  - Mezioborové nebo mezi-závodové projekty – např. sjednocení procesů, sdílení osvědčených postupů
  - Projekty udržitelnosti – např. úspory energií, snižování odpadu, recyklační programy
  
  💡 Tip: Nastavte typy projektů podle toho, co je pro vaši firmu nejdůležitější. Jasné kategorie usnadní tvorbu odpovídajících formulářů a karet projektů.

Postup nastavení

1. Vytvoření nového typu projektu

• Přejděte do Předvolby závodu → Typy projektů a klikněte na Nový.

• Pojmenujte typ projektu (např. "Malý zlepšovák").
• Přidejte popis.
• Přiřaďte odpovědného uživatele, pokud je to relevantní (např. pokud mají všechny "skoronehody" nejprve spravovat konkrétní osoby ve vaší organizaci).

  

1. Definování polí projektu

Vyberte, která předdefinovaná pole budou dostupná v projektové kartě a formuláři pro podání návrhu (viditelnost pro zaměstnance se nastavuje později, při konfiguraci formuláře).

Vytvořte nová pole různých typů a označte je jako aktivní.

Dostupné typy polí:

• Krátký text (např. čas na realizaci, metriky…)
• Dlouhý text (např. Název, současný stav, návrh řešení)
• Odkaz (např. odkaz na Sharepoint, externí reporty…)
• Datum (např. plánované zahájení, dokončení a další milníky)
• Rozbalovací seznam (dropdown) (např. priorita, produkt, ano/ne…)

📌 Výchozí pole: Některá pole jsou dostupná automaticky a lze je zahrnout nebo vynechat podle potřeby:

• Dlouhé textové pole: Název kaizenu, současný stav, navrhované řešení.
• Datum: Plánované zahájení, plánované dokončení
• Rozbalovací seznam: Autoři, odpovědné osoby (např. manažer, vedoucí), pracoviště, oblast zlepšení.

1. Nastavení workflow a výchozího seznamu úkolů

V rámci nastavení typu projektu definujte úkoly, které se budou vztahovat na všechny projekty tohoto typu.

• Možné úkoly:
  • Počáteční kontrola – první krok, kdy odpovědná osoba nebo tým přezkoumá návrh.
  • Schvalování:
    Schválení manažerem – příslušný vedoucí přezkoumá a schválí.
    Schválení financí – pokud má projekt finanční dopady, kontroluje ho zástupce finančního oddělení.
    Konečné rozhodnutí – určená osoba (např. CI manažer) dává finální souhlas.
• Hodnocení hodnotící komisí/jednotlivci – pokud je aktivováno bodování (Scoring), tento krok zajišťuje strukturované hodnocení.
• Implementační kroky – dílčí úkoly jako např. nákup vybavení
• Návrh odměny

📌 Závislosti a povinné úkoly

• Můžete nastavit závislosti mezi úkoly, které definují, které úkoly musí být dokončeny dříve, než bude možné zahájit další.

Příklad: Schválení manažerem → Nutné před odesláním ke schválení financí.

• K úkolu lze přiřadit fázi projektu. To znamená, že si v dané fázi budete moci zobrazit pouze aktuální, relevantní úkoly (a nikoli celý seznam).
• Úkol lze také nastavit jako povinný - bez jeho splnění nelze projekt přesunout do další fáze.

1. Vše zkontrolujte a uložte

• Zkontrolujte, zda jsou všechna pole a úkoly správně nastaveny, teprve poté přejděte k nastavení formulářů a karet projektu.
• Změny v typu projektu jsou možné, nicméně je třeba si uvědomit, že můžou představovat poměrně velký zásah. Navíc se automaticky neprojeví v již podaných návrzích/projektech, ale až v těch, které budou přijaty po provedení této změny.

1. Nastavení Formuláře pro podání návrhů a Karty projektu

• Jakmile je typ projektu uložen, přejděte do sekce Formuláře (pro podání návrhů).
• Vyberte typ projektu a nastavte, která předdefinovaná pole budou ve formuláři viditelná.
• Stejný postup zopakujte pro Kartu projektu, kde se zobrazuje přehled projektu.
• Jakmile je karta nastavena, vraťte se do nastavení typu projektu a přiřaďte k němu odpovídající kartu.

1. Otestujte nastavení

• Vytvořte testovací projekt s novým typem projektu.
• Zkontrolujte, zda se aplikují správná pole, úkoly a workflow.
• V případě potřeby upravte nastavení.

Doporučené postupy

✔ Držte se struktury – nejprve nastavte typy projektů, poté formuláře a projektové karty.

✔ Používejte konzistentní typy polí – ujistěte se, že výběrové nabídky a textová pole odpovídají reportovacím požadavkům.

✔ Otestujte před nasazením – vytvořte testovací projekty, abyste se ujistili, že jsou aplikována správná pole, formuláře a workflow.

✔ Využívejte předpřipravené šablony – pokud jsou dostupné, použijte šablonu a přizpůsobte ji místo vytváření nového nastavení od základu.

Další kroky

🔹 Po finalizaci typů projektů nastavte další formuláře pro podání návrhů.

🔹 Dobře vysvětlete autorům, jak správně vybrat typ projektu při podávání návrhů.

🔹 Sledujte využití typů projektů a v případě potřeby je upravujte.

💡Jak využít typy projektů naplno

🔹 Typy projektů vám pomůžou zaměřit se na konkrétní cíle – například „Drobná zlepšení“ pro rychlé změny, „A3 projekty“ pro větší optimalizace nebo “Skoronehody“ pro sledování rizik a preventivní opatření.

🔹 Každý typ projektu může mít jiná hodnotící kritéria i workflow – zatímco u nákladových zlepšení se hodnotí finanční dopad, u ergonomických změn může být klíčová bezpečnost a komfort zaměstnanců.

🔹 Můžete přesně nastavit, jaké informace chcete sbírat – třeba u hlášení chyb potřebujete přesné označení dokumentace, zatímco u zlepšení pracovního postupu je důležitější popis současného a navrhovaného stavu.

🔹 Správná struktura zjednoduší orientaci zaměstnancům – díky dobře nastaveným typům projektů zaměstnanci přesně vědí, kam svůj nápad zařadit a co se s ním bude dít dál.

🔹 Typy projektů usnadňují analýzu dat a reporting – například sledování trendů v rámci “skoronehod“ vám pomůže preventivně předcházet budoucím problémům.