Typy projektů: Proč a jak je rozlišovat

V eKaizenu má každý odeslaný návrh přiřazený typ projektu. Obvykle (ale ne nutně) ho volí autor při podání. Typ projektu ovlivňuje jeho celý životní cyklus - jaké informace se sbírají, jaké úkoly a akce jsou povinné, jak probíhá schvalování a hodnocení. Lze rozlišovat např. mezi malými zlepšeními, většími, komplexnějšími zlepšovacími projekty nebo skoronehodami.

Co typ projektu určuje

Po výběru typ projektu definuje:

• Formulář pro podání návrhu – která pole vidí autor při zadání nového návrhu.

• Karta projektu – struktura projektu: jaké sekce a pole jsou zobrazeny na hlavní stránce daného projektu.
• Úkoly – postup fází a úloh, včetně schvalování, hodnocení a závěrečné revize.

• Scoring – jaká hodnoticí kritéria se použijí (pokud je Scoring zapnutý).
• Automatické přiřazení – zda se projekt automaticky přidělí konkrétní osobě.

Tyto volby zajišťují, že různé typy zlepšení jdou správným procesem a dostanou se k správným lidem.

Proč na tom záleží

Jako správce nápadů, vedoucí týmu nebo oddělení s typem projektu snadno:

• víte, jaké informace čekat v podaném projektu,
• řídíte se správným úkoly pro schválení a hodnocení,
• zkontrolujete, že jsou vyplněna povinná pole, než se posunete dál,
• chápete implicitní odpovědnosti (komu se projekt přidělí),
• rychle poznáte, že něco chybí (pole, krok workflow).

Lze typ projektu změnit?

Ano, ale je to významný zásah - může ovlivnit úkoly i kartu projektu. Možnost požádat o změnu závisí na oprávněních a nemusí být dostupná pro všechny role.

Při žádosti se zobrazí okno se třemi možnostmi pro workflow (úkoly):

• Nahradit – smazat všechny úkoly ze starého typu projektu a vytvořit nové úkoly.
• Ponechat staré – ponechat existující úkoly a nevytvořit nové úkoly.
• Sloučit – pokusit se vyřešit konflikty mezi typy projektů a ponechat stejné úkoly.

Pro kartu projektu se objeví tyto možnosti:

• Odstranit – všechna pole původní karty projektu, která nejsou obsažena v novém typu projektu, budou skryta.
• Ponechat - všechna pole karty projektu budou zachována - bez ohledu na to, zda jsou relevantní pro nový typ projektu.

Volba závisí na tom, jak daleko je projekt a zda nový typ vyžaduje odlišnou strukturu. Před potvrzením si volby pečlivě projděte - změna ovlivní, jak bude projekt zpracován, revidován a hodnocen.